クリエイティブな発想をするためのITとワークスペース［MASHING UP］

｢働き方改革を軸として、その中でツールをどう使うか考えていく｣——日本マイクロソフトの春日井良隆さんは、働き方を変えるITの使い方を提案しています。WindowsというOSやそのWindowsを搭載するデバイスである Surface、ビジネスパーソンにとって必須のツールといえるOffice 365が、どのように働き方を変えるのか。ライフハッカー[日本語版] 松葉信彦編集長とカフェグローブ 遠藤祐子編集長と共にトークセッション。Surface ProやSurface Hubを使ったワークショップで、クリエイティブな発想をするためのITとワークスペースについて考えました。

よく使うコミュニケーションツールとして｢チャットツール｣が上位に

現在、働き方改革が日本社会で大きなトピックとなっているのは誰もが知るところ。｢残業を減らすだけでは、解決には至りません。個人の創造性を高めていかなくてはならないでしょう｣という松葉編集長。この日のために、ライフハッカーの読者に向けて、働き方に関するアンケートを実施していました。

まずは｢仕事上のコミュニケーションでどんなツールを使っていますか？｣という設問。メールが第1位なのは納得ですが、春日井さんは｢予想を裏切ったのが3位のグループチャットです。メールと電話が圧倒的で、他は大きな差を付けられると思いましたが、拮抗していますね。Slackを始めとするグループチャットは意外に浸透しているんですね｣と感想を述べました。｢あらゆる業種でチャットツールの導入が始まっている過渡期と言えそうです｣と松葉編集長。

次に紹介したのは｢仕事上のコミュニケーションで課題を感じやすい関係性は？｣という設問で、｢チーム間｣がトップ。その後、｢個人間｣｢部署間｣と続きました。

こうした結果を踏まえ、今回のワークショップで参加者の方に考えていただきたいテーマの発表がありました。

｢チーム間で情報共有ができていない課題を、ITを活用して解決する方法｣

参加者をテーブルごとにグループで分け、ディスカッションしてもらいます。

他のテーブルのディスカッション内容もその場で把握できる

ポストイットにアイデアを書き出して、イーゼルパッド型の大きなポストイットに貼り付けながら、参加者それぞれのアイデアを分類したり、俯瞰するのが、こうしたディスカッションの一般的な手法ですが、｢チーム間で情報共有ができていない課題を、ITを活用して解決する方法｣が今回のテーマでもあるので、ディスカッションの進め方にもITを活用しました。

たとえば、各テーブルには、Surface Proが置いてあります。そこでは、デジタルノートアプリOneNoteの真っ白なページが開かれており、チームで話し合った内容をメモしていきます。ポストイットの代わりになるわけですね。ペンでアイデアを書き出すチーム、図表を描き入れるチーム、インターネットから読み込んだ画像にメモ書きをするチーム、キーボードでタイプするチームとさまざま。

OneNoteでは｢ノートを共有｣することができるので、このディスカッションでも全グループのノートを共有します。これによって、他のグループがどのようなディスカッションをしているかが、その場で分かるようになります。

さらにSurface Proから、会場に設置された55インチのSurface Hubにはワイヤレスでプロジェクター出力。通常、PCの画面をプロジェクターに投映するときは、プロジェクターの近くまでPCを持っていき、VGAやHDMIのケーブルを物理的につなげる必要がありますが、ワイヤレスならどこからでも投映できます。また、各テーブルで交わされている議論の様子が大画面に表示されるだけでなく、Surface Hub側からSurface Proを操作することもできるので、単に見るだけではない能動的な参加も可能になります。その場の状況に応じてITを活用することで、参加者全員を巻き込んだコラボレーションが生まれるわけです。

バラバラの環境やツールが情報共有を妨げている

ディスカッションの内容は、普段職場で目の当たりにしている情報共有の難しさ、ツール類の情報交換、課題の共有など。同じツールを使っていても、使いやすいと感じる人とそうでない人がいるなど、簡単な解決は難しそう。たとえば、複数あるツールの優先度が個々人間でも違うため、結果、情報が分散してしまうといった声も。

ディスカッションの時間が終わると、ひとつのグループから発表してもらうことに。会場前方のスクリーンを見ると、そのチームがメモした内容が Surface Hub経由で表示されています。もちろん手元のSurface Proからは、各チームのノートを閲覧可能。マイクを渡されたチームからは、次のような課題と結論が導き出されました。

｢集まった方々はさまざまな業種。普段使っているツールもばらばらで、抱えている課題も違います。まとめて解決できるような答えは出せないと思います。理想的には、みんなが同じものを使い、すべてを包括するようなものがあればいいのではないかと思いました｣

春日井さんが｢それをマイクロソフトが作ればいいわけですね｣と冗談風に言うと、会場から笑いが起きました。

場所と時間の制約をなくす

ワークショップの結果を受けて、春日井さんが時間と場所の大切さを解説します。｢なにかを議論する場合でも、情報を伝達する場合でも、Face to Faceが一番良いことに疑いの余地はありません。でも、参加者の時間を合わせるために2週間かかったりすると、ビジネスの機会を失ってしまうこともあります。今回のディスカッションは同じ場所で行われていますが、Aグループは東京で、Bグループは札幌で、Cグループはロンドンで、Dグループは大阪でも、Eさんのみシンガポールから参加することもできます。つまり、ITは私たちを時間と場所の制約から解放させてくれるものなのです｣

実際の日本マイクロソフトの経営者会議でも、会場で用いられているのと同じSurface Hubを用い、グラフや数字を説明したり、シアトルの本社と大阪にある関西支店とをオンラインでつなぎ、リモートで会議に参加する人がいることもあるそう。もちろん、紙の資料はありません。Surface Hubを使うと、紙に印刷した資料と異なり、気になった数値をタップして、別の視点から数値を分析することができますし、細かい数字は手元にあるSurface Proで見れば良いからです｣

オフィス環境をデザイン

マイクロソフトでは、オフィス家具メーカーのグローバルリーダーであるスチールケース社との協業も行っています。社員がより一層活躍する働き方を実現するためには、個々のクリエイティビティ（創造性）を引き出す必要があります。クリエイティビティを生むのは、場所と対話が大切。春日井さんは、対話の生まれるオフィス空間づくりの例をスクリーンに投影しました。

デスクワークをしている男性の横に、一見したところ無駄に思える半円形のスペース。そこはデザインのためでも、なんとなくそうしている訳でもありません。誰かが気軽にそこに座って、対話が始められる。そんな意図があるとのこと。

日本マイクロソフトでは、対話を生むためのオフィス環境づくりを日々検証しており、効果が薄かった設備は撤去し、効果を生み出しそうな設備を積極的に採り入れているそうです。単に｢効率化｣を目的とするのではなく、効率化することで生まれた時間をクリエイティビティに活用する。結果、豊かな生活にしていくことを、マイクロソフトは推し進めているのです。

［Microsoft］

Sponsored by 日本マイクロソフト株式会社

撮影／YUKO CHIBA、取材・文／栃尾江美