文句のぶつけ合いや関係ないおしゃべり、資料のレビューのためにだらだら長引く会議に、多くの人はイライラします。会議を簡潔に終わらせて、効率性や得られる成果を上げましょう。
マーケティングコンサルタントのChris Broganさんは、会議を効率的に行うためのヒントをたくさん知っています。そしてその1つに、ギリギリの時間で会議を設定するというものがあります。
昔の上司だったDan-Carney氏は、10分以上の会議を設定しないよう、よく言っていました。プロジェクトマネージャーとして忙しかった彼は、私に会議以外の場で用を済ませるようによく言っていました。そうすることで空き時間に普段話せない人と会えたし、会議の時間を気にせずに話し合えました。このやり方が良い理由は3つあります。
- 参加者は会議が短時間で済むとわかっているので、時間通りに会議の場に現れる
- 参加者はすでに会議前に資料などに目を通しているので、スムーズに会議が進む
- 10分間の会議で話についていけなかったり理解できなかったりすると周りから嫌な視線を向けられるので、必死に議題について来ようとする
今より会議を短くできないと思っているなら、あなたはアメリカ大統領の予定表を見るとびっくりするでしょう。Outlookの予定表が30分単位でしか会議を設定できないようになっているからといって、30分かけなくていいのです。
計画的に、また状況に合わせて、米Lifehackerのスタッフミーティングでこのヒントを応用してみました。以前は会議に1時間かけていましたが（病気にかかったスタッフがいたり、出張の飛行機に間に合わせなければいけなかったりで）、何週間かそんなに時間をかけられない時期が続くと、私たちは20分で会議を終わらせられることに気づきました。
ただそうするには、すべての参加者が会議のために十分な用意をあらかじめ終え、早く切り上げるために集中することが条件です。会議前に個人間での話し合いを終わらせ、会議ではプロジェクトの詳細を省きます。会議はグループディスカッションの場、そしてプロジェクトの現状を共有する場となります。時間が短い会議はより効率的で、早く進み、意義あるものになるでしょう。
下記リンクでは、今回のヒントを含むすべての記事が見られます。より効率的に会議を進めるコツ、特にデータに注目すること、会議を開催する理由を明確すること、メールや資料のレビューから始めなくていいように参加者に目を通しておくよう周知することについてなど、実践的なアドバイスが書かれています。
How Not To Have Mind Numbing Office Meeting | Chris Brogan
Jason Fitzpatrik（原文／訳：駒場咲）
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